Aangezien de werknemer prestaties levert in zijn woonplaats, maakt hij bepaalde kosten die normaal ten laste zijn van de werkgever. Het betreft de kosten verbonden aan het gebruiken van een deel van zijn woning en werkmateriaal voor de noden van zijn beroepsbezigheid (laptop, verwarming, elektriciteit, telefoon …). De werknemer kan hiervoor een terugbetaling ontvangen.
De terugbetaling van deze kosten door de werkgever voor telewerk zijn vrijgesteld van de bijdrage sociale zekerheid en genieten dezelfde vrijstellingsvoorwaarden voor de belastingen. Omdat de effectieve kostprijs moeilijk te bepalen valt wordt in regel met forfaitaire bedragen gewerkt.
Er zijn verschillende vormen van thuis werken, elk met hun eigen terugbetalingsregeling.
Terugbetaling van kosten voor structureel telewerk.
Onder structureel en regelmatig telewerk wordt verstaan het equivalent van minstens 1 werkdag per week op maandbasis.
Als werkgever ben je verplicht de nodige apparatuur beschikbaar te stellen, te installeren en te onderhouden. Wanneer de werknemer de tools, zoals een laptop en gsm van de werkgever gebruikt, kan hiervoor geen kostenvergoeding meer worden toegekend. De werknemer kan echter ook zijn eigen apparatuur gebruiken, waarbij de gebruikskosten dan wel voor rekening van de werkgever zijn.
Binnen bepaalde grenzen mag je als werkgever ook meer onkosten vergoeden. Een werkgever kan aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een deel van hun arbeidstijd aan thuiswerk doen een forfaitaire kantoorvergoeding van maximum 157,83 EUR per maand toekennen, zowel voor deeltijdse als voor voltijdse werknemers.
Het bedrag van 157,83 EUR is een maximumbedrag. Er mag dus ook een kleiner bedrag toegekend worden. Daarnaast kan nog een extra vergoeding gegeven worden
- van maximum 20,00 EUR/maand voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en -abonnement EN
- van maximum 20,00 EUR/maand voor het professioneel gebruik van de privécomputer met de nodige randapparatuur
- OF van maximum 10,00 EUR/maand voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm, printer of scanner zonder privécomputer (5,00 EUR/maand per item gedurende maximaal 3 jaar).
Occasioneel telewerken
We spreken van occasioneel telewerk in geval de werknemer sporadisch eens van thuis werkt door een overmachtsituatie of persoonlijke redenen.
Denk aan een ziek kind, sneeuw of de loodgieter die langskomt.
Bij occasioneel telewerk is de werkgever geen vergoeding verschuldigd voor het telewerk.
De afspraken
Wens je telewerk in te voeren binnen je organisatie dan maak je hierover duidelijke afspraken in de arbeidsovereenkomst of met een bijlage aan de arbeidsovereenkomst. Hoewel dit niet verplicht is, kan een policy over telewerk in de organisatie nuttig zijn. De werknemer krijgt zo duidelijkheid over de afspraken rond telewerk, de ondersteuning en de mogelijke vergoeding voor gemaakte onkosten.
