1. Inleiding

Sportwerk Vlaanderen vzw (hierna “Sportwerk”, “wij”, “ons” of “onze”) verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (hierna “AVG”) en andere toepasselijke wetgeving.

Sportwerk verzamelt en verwerkt jouw persoonsgegevens voor de uitvoering van haar diensten. Dit gebeurt uitsluitend voor de doeleinden die noodzakelijk zijn voor het leveren van de diensten die wij aanbieden en om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

We nemen de privacy van onze klanten, medewerkers en andere betrokkenen serieus en zorgen ervoor dat persoonlijke gegevens op een transparante en veilige manier worden verwerkt.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Sportwerk Vlaanderen vzw, met maatschappelijke zetel te Zuiderlaan 13, 9000 Gent, België en ondernemingsnummer 0431.746.505, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens voor de uitvoering van onze diensten.

3. Contactgegevens

Als u meer informatie wil over dit gegevensbeschermingsbeleid of één van uw rechten wenst uit te oefenen (zie punt 9), kunt u contact met ons opnemen via e-mail naar onze DPO: DPO@sportwerk.be.

4. Verzamelde persoonsgegevens

Afhankelijk van uw rol of hoedanigheid verzamelen we de volgende gegevens:

Persoonsgegevens van de medewerker, waaronder kandidaten (voor een vaste job, in het kader van occasionele arbeid, voor tewerkstelling als student of als RSZ-vrijgestelde in de socio­ culturele sector):

  • naam en adres, e-mailadres en andere contactgegevens
    • geboortegegevens, leeftijd, burgerlijke staat, geslacht
    • nationaliteit, INSZ-nummer, werkvergunning en verblijfsdocument
    • curriculum vitae (CV), informatie over opleiding en werkervaring
    • gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen/assessments die u zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan
    • gegevens over beschikbaarheid, vakantie en verloven
    • de persoonlijke gezinssituatie in het kader van fiscale aspecten
    • andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties.

Sportwerk legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen, voor zover daar toestemming is gegeven, of indien dit anders toegelaten is bij of krachtens de wet. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt hiermee bedoeld strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag, de nationaliteit, het INSZ-nummer, persoonsgegevens over gezondheid.

Persoonsgegevens van zakelijke relaties:

  • namen, contactgegevens

Sportwerk verwerkt persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen of organisaties binnen ons klantenbestand, evenals van particulieren, met als doel het aanbieden van diensten en het verstrekken van relevante informatie over onze activiteiten. Dit kan onder andere plaatsvinden via een digitale of gedrukte nieuwsbrief of via gepersonaliseerde correspondentie. Dit omvat onder meer opdrachtgevers (klanten), leveranciers, verkopers en andere instanties waarvan wij persoonsgegevens van bepaalde werknemers verzamelen.

5. Doeleinden van de gegevensverwerking

Wij verwerken de persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten (verwerkingsgrond). In dit kader verwerken wij uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • u aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten van Sportwerk (o.a. marketingacties en promoties bijvoorbeeld door middel van een nieuwsbrief of via gepersonaliseerde briefwisseling)
    • om uw profiel en geschiktheid te kunnen beoordelen voor een job als tijdelijke sportbegeleider of vaste medewerker
    • met het oog op personeelsbeheer en loonadministratie of voor de uitvoering van uw programma van outplacementbegeleiding of loopbaanbegeleiding
    • voor het bevorderen van uw persoonlijke ontwikkeling (vb.: opleiding)
    • voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie
    • het verzorgen van interne controle en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole
    • voor het aanvragen van subsidies en vrijstelling van bedrijfsvoorheffing
    • om wet- en regelgeving na te kunnen komen, waaronder maar niet beperkt tot, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude, nationale en internationale sanctiewetgeving en overige wet en regelgeving

6. Delen van persoonsgegevens

Indien dit noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doelstellingen van Sportwerk en de optimale werking van het bedrijf, kunnen deze gegevens worden doorgegeven aan andere vennootschappen die specifieke onderdelen van het HR-proces overnemen, aan kandidaten of werknemers, en in alle

overige gevallen waarin wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld door een rechterlijk vonnis. De doorgifte van persoonsgegevens vindt uitsluitend plaats binnen België.

7. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Na afloop van de bewaartermijn worden de gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

8. Beveiliging van persoonsgegevens

We nemen passende administratieve, technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens die we verwerken te beschermen tegen verlies, misbruik, toegang door onbevoegden, wijziging of openbaarmaking. Als gegevens aan derden worden verstrekt, sluit Sportwerk met hen een ondertekende geheimhoudingsverklaring af, waarin is vastgelegd dat zij de persoonsgegevens optimaal beschermen.

9. Uw rechten op het gebied van gegevensbescherming

Ter verduidelijking vindt u in deze sectie een samenvatting van uw rechten onder de AVG. Aangezien sommige van deze rechten complex zijn, is deze samenvatting niet volledig. Voor een uitgebreide uitleg kunt u de relevante wet- en regelgeving raadplegen of contact opnemen met Sportwerk.

Om uw rechten uit te oefenen en ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen, vragen wij u een bewijs van uw identiteit te verstrekken. Wij verzoeken u daarom bij voorkeur een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart bij uw aanvraag te voegen. Een kopie houdt in dat alle niet-essentiële informatie wordt vervaagd, de enige informatie die noodzakelijk is, is uw naam. U kunt uw aanvraag indienen via de contactgegevens vermeld onder punt 3 van dit Privacybeleid.

Recht op toegang en een kopie van uw persoonsgegevens:

U heeft het recht om geïnformeerd te worden over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens door de Verwerkingsverantwoordelijke en, indien dit het geval is, om toegang te krijgen tot de persoonsgegevens, samen met de aanvullende informatie vermeld in artikel 15 AVG. Indien de bescherming van de rechten en vrijheden van anderen niet wordt aangetast, zal de Verwerkingsverantwoordelijke zal u een kopie van uw persoonsgegevens verstrekken.

Recht op rectificatie:

U heeft het recht om onjuiste en/of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren en/of aan te vullen.

Recht op verwijdering:

U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen in de omstandigheden genoemd in artikel 17 lid 1 AVG, zoals wanneer u uw toestemming voor verwerking op basis van toestemming intrekt.

Recht op beperking van de verwerking:

U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken in de omstandigheden vermeld in artikel 18 lid 1 AVG, bijvoorbeeld in het geval u de juistheid van de persoonsgegevens betwist.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens:

u hebt het recht om de persoonsgegevens die op u betrekking hebben en die u aan de Verwerkingsverantwoordelijke hebt verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te ontvangen en om deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke indien (a) de verwerking is gebaseerd op toestemming of noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om op uw verzoek stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst, en (b) deze verwerking geautomatiseerd is. Dit recht is echter niet van toepassing wanneer dit de rechten en vrijheden van anderen zou schaden.

Recht om toestemming in te trekken:

Voor zover de rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens toestemming is, heeft u het recht om deze toestemming te allen tijde in te trekken. Het intrekken van de toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking ervan.

Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:

wij moedigen u altijd aan om eventuele vragen, opmerkingen of klachten die u heeft m.b.t. de verwerking van uw persoonsgegevens door te sturen naar uw Verwerkingsverantwoordelijke. U heeft in elk geval, i.h.b. als u het niet eens bent met het standpunt van uw Verwerkingsverantwoordelijke en/of Sportwerk n.a.v. een klacht/verzoek of de manier waarop uw verzoek behandeld werd door (bijvoorbeeld als u van mening bent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de wetgeving inzake gegevensbescherming of als u opmerkingen hebt over het gebruik van uw persoonsgegevens), het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit,

o.a. de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (online of door een brief aan de Gegevensbeschermingsautoriteit met adres Drukpersstraat 35, 1000 Brussel).

Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking:

U heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden, zolang de uitsluitingen vermeld in artikel 17 lid 3 AVG niet van toepassing zijn (bijvoorbeeld als de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting).

U hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van artikel 6 (e) of (f) AVG om redenen die verband houden met uw specifieke situatie. Daarnaast heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor

wetenschappelijke, historische of statistische (onderzoeks-)doeleinden om redenen die verband houden met uw specifieke situatie.

Via uw eigen account (https://portaal.sportwerk.be/) heeft u inzage in een groot deel van de over u geregistreerde persoonsgegevens. U kunt zelf op elk gewenst moment een aantal gegevens wijzigen.

10. Website

Sportwerk is verantwoordelijk voor de inhoud van deze website. De website is openbaar en wereldwijd toegankelijk. Bezoekers kunnen de website vrij raadplegen zonder dat zij persoonsgegevens aan Sportwerk hoeven te verstrekken.

De website van Sportwerk bevat verwijzingen en/of hyperlinks naar websites van derden. Sportwerk is niet verantwoordelijk voor de manier waarop deze derden omgaan met de privacywetgeving. Wij raden bezoekers aan om het privacybeleid van deze externe websites zorgvuldig door te nemen, zodat zij geïnformeerd zijn over hoe hun persoonsgegevens worden verwerkt.

Gebruik van logbestanden:

De website van Sportwerk verzamelt automatisch bepaalde niet-identificeerbare informatie over bezoekers. Dit omvat onder andere:

  • Het Internet Protocol (IP)-adres van de computer van de bezoeker
    • Datum en tijdstip van toegang tot de website
    • De herkomst van de bezoeker (internetadres van de verwijzende website)
    • Het IP-adres van de Internet Service Provider (ISP)
    • Het besturingssysteem van de bezoeker
    • De bezochte pagina’s en bekeken informatie op de website
    • Eventueel doorgestuurde of gedownloade bestanden
    • Deze technische gegevens worden gebruikt voor het beheer en de optimalisatie van de website en de dienstverlening van Sportwerk. Daarnaast kunnen deze gegevens worden aangewend voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. De opgeslagen informatie kan aan derden worden verstrekt en kan permanent worden bewaard voor

toekomstig gebruik.

11. Cookies

Op de pagina van ons cookiebeleid vindt u uitgebreide informatie over het gebruik en beheer van cookies op de Sportwerk-platformen.

12. Wijzigingen

Sportwerk heeft het recht om dit privacy beleid te wijzigen of bij te werken, rekening houdend met technologische ontwikkelingen, veranderingen in wet- en regelgeving en gangbare zakelijke praktijken.