Administratief Ondersteuner | G-Sport Vlaanderen
Voor een tijdelijke vervanging zijn we op zoek naar een administratieve duizendpoot (m/v/x) die de dagelijkse werking van onze organisatie ondersteunt, onder leiding van de algemeen directeur. Je werkt als een onmisbare schakel in het interne netwerk bestaande uit het bestuursorgaan, het 30-koppige medewerkersteam onder leiding van 5 coördinatoren en een enthousiaste vrijwilligerspool van meer…
Wat staat je te wachten?
- Je bent het aanspreekpunt van onze vzw en staat in voor de opvolging en doorverwijzing van alle berichten via het algemeen e-mailadres en vast telefoonnummer.
- Je ondersteunt en vereenvoudigt de uitvoering van administratieve en logistieke taken bv. door het (doen) opstellen van handleidingen, het (doen) actualiseren van modellen, het onderhoud van het wagenpark (7 voertuigen).
- Je organiseert van a tot z de algemene vergadering van onze vzw, inclusief het updaten van statuten en intern reglement.
- Je versterkt het vrijwilligersbeleid bv. intakegesprek van nieuwe vrijwilligers, versturen van een attentie.
- Je staat in voor het naleven van de verzekeringspolissen.
- Je ziet toe op de toepassing van de regelgeving rond dopingvrij, gezond en ethisch sporten.
- Je houdt de ICT-uitrusting optimaal m.a.w. elke collega beschikt over de noodzakelijke hardware, software en licenties, (mobiele) telefonie en internetverbinding.
- Je versterkt actief het pragmatisch gebruik van de beschikbare software door de
- collega’s en ondersteunt de IT-omgeving met behulp van een externe leverancier.
- Je blijft waken over het GDPR-beleid.
- Je volgt – desgevallend – de juridische dossiers op.
- Je rapporteert rechtstreeks aan de algemeen directeur.
Waar kom je terecht?
G-sport Vlaanderen inspireert, creëert kansen en neemt drempels weg zodat alle (potentiële) G-sporters op een gezonde en kwaliteitsvolle manier aan sport en beweging kunnen doen – op maat van hun eigen behoeften, mogelijkheden en ambities.
Job-gerelateerde competenties
- Kennis en kunde
- Heeft kennis van de procedures en het functioneren van een vzw;
- Kan werken met de nodige informaticatoepassingen;
- Heeft administratieve vaardigheden.
- Communicatie
- Geeft uitleg aan collega’s over administratieve procedures;
- Vraagt offertes op bij leveranciers om de werking te optimaliseren;
- Maakt praktische afspraken met medewerkers en partners over de uitvoering van de activiteiten;
- Verstrekt algemene info, maakt afspraken en verwijst door bij verdere vragen.
- Probleemoplossing
- Past de administratieve procedures toe en bespreekt met de directeur in geval van afwijkingen;
- Respecteert de deadlines en stelt hiertoe een duidelijke planning op;
- Werkt tijdig alle gegevens en documenten af door gestructureerd te werken.
- Verantwoordelijkheid
- Staat in voor de bewaken van een uniforme toepassing van de procedures;
- Ondersteunt de organisatie op administratief vlak.
- Omgevingsfactoren
- Beeldschermwerk (> 80%) is een vereiste voor deze functie.
Wie zoeken we?
- Je beschikt over een degelijke en praktijkgerichte informaticakennis.
- Je kan prioriteiten stellen en verschillende acties en hun deadlines vlot beheren.
- Je bent dynamisch, flexibel en optimistisch, jouw glas is altijd halfvol.
- Je hebt een gezonde interesse in sport.
- Je bent in elke situatie communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je hebt een rijbewijs B op zak om je – desgevallend – te verplaatsen naar een vergadering elders in Vlaanderen.
Wat bieden we?
- Een eigentijdse en maatschappelijk relevante organisatie waar nabijheid, grenzen verleggen en deskundigheid de kernwaarden zijn.
- Een aangename werksfeer met een ‘jong’ en gedreven team.
- Een voltijdse (of 4/5de) arbeidsovereenkomst voor een periode van 12 maanden met onmiddellijke opstart en een marktconforme verloning o.b.v. barema B111 van PC
- 329.01 (socio-culturele sector).
- Een uitdagende job met standplaats in het Huis van de Sport, Zuiderlaan 13 in Gent, dienstverplaatsingen met poolwagens in heel Vlaanderen of naar Brussel, en thuiswerk.
- Andere voordelen: laptop, koptelefoon en 2de scherm (extra 2de voor thuiswerk), tegemoetkoming, gsm-abonnement, telewerkvergoeding, maaltijdcheques, opleidingsmogelijkheden, flexibele werkomstandigheden, 12 feestdagen en 32 vakantiedagen (25,6 dg voor 4/5de) op jaarbasis.
Heb je interesse?
Stuur naar steven.vanbeylen@gsportvlaanderen.be tot en met zondag 21 april 2024. Meer info? Neem gerust contact met ons op, per e-mail of via 0499/29 13 43.