Tewerkstelling in de praktijk: AVLO
AVLO: “Groeien dankzij twee halftijdse medewerkers”
Tewerkstelling in de praktijk
Hoe maak je als sportclub de overstap van een volledig vrijwilligersmodel naar een werking met medewerkers in loondienst? Wanneer is dat financieel haalbaar? En wat verandert er organisatorisch?
In dit praktijkvoorbeeld lees je hoe AVLO, een atletiekvereniging met meer dan 700 leden in Lokeren en Zele, die stap zette. Niet als sprong in het onbekende, maar als strategische keuze om verdere groei mogelijk te maken.
Deze case gaat niet alleen over succes. Ze gaat ook over interne weerstand, financiële randvoorwaarden en de realiteit van werken met personeel in een clubcontext.
De belangrijkste lessen uit deze case:
- Tewerkstelling begint bij strategie, niet bij capaciteitstekort
- Draagvlak binnen de club is cruciaal
- Start niet zonder financiële buffer en realistische verwachtingen
- Denk breder dan lidgelden om inkomsten te versterken
- De grootste impact zit in continuïteit en stabiliteit
- Een clubfunctie is breed en vraagt flexibiliteit
- Continuïteit van personeel is een reëel aandachtspunt
- Externe begeleiding verlaagt risico’s
Luister naar het volledige verhaal van AVLO
1. De beginsituatie: ambitie botst op grenzen
AVLO is een brede atletiekvereniging met competitie, jeugdwerking, G sport en recreatie. De club organiseerde al evenementen en wilde daarin doorgroeien.
Die ambitie botste op een structureel probleem: organisatorische en administratieve limieten van een vrijwilligersmodel.
Grote evenementen brengen complexe administratie met zich mee. Subsidiedossiers, vergunningen, verzekeringen, communicatie, sponsors, opvolging van deelnemers. Dat vraagt continuïteit en beschikbaarheid overdag.
Die continuïteit bleek moeilijk vol te houden met enkel vrijwilligers.
Volgens voorzitter Patrick was het duidelijk: als de club wilde doorgroeien, moest ze haar organisatie versterken.
2. De strategische beslissing: starten met tewerkstelling
Vijftien jaar geleden startte AVLO met één halftijdse medewerker. Vandaag werken er twee halftijdse medewerkers in loondienst.
De beslissing was niet vanzelfsprekend.
Binnen de club leefde de vraag waarom je iemand zou betalen voor werk dat vrijwilligers gratis doen. Dat spanningsveld is herkenbaar in veel sportclubs.
De club koos ervoor om die discussie niet te vermijden. Ze werkte haar visie en strategie uit en nam de tijd om die intern toe te lichten. Dat zorgde voor draagvlak.
Tewerkstelling werd geen losse aanwerving, maar een onderdeel van een bredere toekomstvisie.
Belangrijke randvoorwaarden volgens AVLO:
– Start met een duidelijk plan
– Voorzie een financiële reserve
– Communiceer helder over doel en verwachtingen
3. Het financiële model: meer dan lidgeld verhogen
AVLO benadrukt dat je niet mag verwachten dat een medewerker zich onmiddellijk volledig terugverdient.
Daarom is een financiële buffer essentieel bij de start.
Daarnaast keek de club naar bestaande en nieuwe inkomstenbronnen.
Quick wins:
– Sportkampen
– Sponsorwerving
Structurele uitbreiding:
– Verhuur van vergaderzaal
– Samenwerking met een jazzclub die het podium gebruikt
– Organisatie van teambuildings voor bedrijven
– Intensifiëren van evenementenwerking
De onderliggende redenering: infrastructuur en organisatiecapaciteit beter benutten.
Volgens AVLO moet een middelgrote tot grote club in staat zijn om iemand in dienst te nemen, mits een doordachte strategie. Niet alleen via verhoging van lidgelden, maar via diversificatie van inkomsten.
4. Wat veranderde er organisatorisch?
De grootste impact lag op drie niveaus.
- Ontlasting van vrijwilligers
Een deel van de administratieve en organisatorische werklast verschoof naar medewerkers. - Professionalisering van evenementen
Grote evenementen zijn vandaag complex. Zonder vaste krachten zou het moeilijk zijn om dat niveau aan te houden. - Bereikbaarheid en continuïteit
Medewerkers zijn overdag beschikbaar. Leden krijgen sneller antwoord. Dossiers blijven liggen minder snel stil.
Daarnaast nemen medewerkers ook een meedenkende rol op in het zoeken naar extra inkomsten.
Vandaag is er binnen de club geen twijfel meer over de meerwaarde van personeel
5. Het takenpakket: breed en veranderlijk
Het takenpakket is moeilijk scherp af te lijnen.
Voorbeelden:
– Administratieve opvolging
– Organisatie van evenementen
– Logistieke ondersteuning
– Verdeling van clubkledij
– Communicatie
– Ondersteuning van bestuur
Geen enkele dag is hetzelfde. Dat maakt de functie aantrekkelijk, maar ook intens.
6. Uitdagingen en risico’s
Tewerkstelling brengt ook nieuwe uitdagingen.
De grootste uitdaging voor AVLO is continuïteit.
Een sportclub kan moeilijk concurreren met grotere organisaties die meer stabiliteit bieden. De workload in een club kent pieken en dalen. Niet iedereen voelt zich comfortabel in die dynamiek.
Dat betekent dat personeelsverloop een reëel risico is.
Tewerkstelling vraagt dus niet alleen financiële planning, maar ook aandacht voor werkorganisatie en retentie.
7. Ondersteuning bij duurzame tewerkstelling
AVLO nam deel aan de projectsubsidie rond duurzame tewerkstelling.
In samenwerking met Sportwerk en Acerta volgden ze opleiding rond sociale wetgeving in de sportsector. Daarnaast kregen ze ondersteuning bij het opstellen van een arbeidsreglement.
Die begeleiding hielp om hun personeelsbeleid te structureren en juridisch correct te werken.
8. Advies van AVLO aan andere clubs
Volgens AVLO start tewerkstelling niet met een vacature, maar met analyse.
– Betrek voldoende mensen in de club
– Breng pijnpunten en groeikansen in kaart
– Werk een gedragen plan uit
– Spreek met clubs die al ervaring hebben
– Zoek begeleiding waar nodig
Tewerkstelling is geen doel op zich. Het is een middel om als club sterker te worden.
Wil je onderzoeken of tewerkstelling haalbaar is voor jouw club?
Plan een verkennend gesprek in met een HR-consultant
